论常识管理与律师事务所的竞争力


张钦博
摘要:常识管理是利用集体的智慧提高企业的应变能力与创新能力。在法律服务行业竞争日益激烈的今天,国内律师事务所如何应对常识管理浪潮,适应经济时代的变化,并通过运用常识管理,整合律师事务所资源加以充分利用,进而提高律师事务所的整体竞争力,探寻出一条快速发展之路,对于律师事务所的做大做强做好具有重要意义。
关键词:常识管理 竞争力共享 创新
一、常识管理的基本概念及现状
常识管理(Knowledge Management,KM)就是为企业实现显性常识和隐性常识共享提供新的途径,常识管理是利用集体的智慧提高企业的应变和创新能力。[1]作为一个新生事物,常识管理虽已经被学术界所接受,但目前尚未形成一个能为人们普遍认可的定义。在信息时代里,常识已成为最主要的财富来源,而常识工编辑就是最有生命力的资产,组织和个人的最重要任务就是对常识进行管理。常识管理将使组织和个人具有更强的竞争实力,并做出更好地决策,律师事务所作为常识服务型的组织更需要实施常识管理。
据权威部门发布的常识管理调研报告结果表明,常识管理作为一项很值得研究、关注的课题,人们对其态度明显转变。只有2%的人认为常识管理仅仅是一个暂时流行不久即会被人遗忘的话题,10%的人认为常识管理明显的改变了他们所在组织的业务方式,而几乎所有大企业的被访者都听说过并在其工作中通过常识管理得到了实惠[2]。在中国,常识管理亦被越来越多的大型律师事务所重视和应用。
二、律师事务所常识管理的特点
常识管理是一个内涵及其丰富的管理领域,不仅管理对象多样化,而且管理角度也是多面的,律师事务所的常识管理有如下四个基本特点:
第一,律所常识管理是基于对“常识具有价值、常识能够创造价值”的认识而产生的,其目的是通过常识的更有效利用来提高律师个人或法律服务团队创造价值的能力。

第二,对于律所而言,常识管理是一种全新的经营管理模式,其出发点是将常识视为律所最重要的战略资源,把最大限度地掌握和利用常识作为提高律师服务能力和水平的关键。常识管理把律师个人的常识、人脉乃至律所的发展战略等协调统一起来,共同为经济社会的发展服务,创造整体大于局部之和的效果。

 

第三,常识管理不仅是最新的管理方式,而且代表了理解和探索常识在管理和工作中的作用的新发展,这种理解和探索的方式更加有机、全面。当律所面对日益增长着的非连续性的环境变化时,常识管理显得尤为重要。

 
第四,常识管理产生的根本原因是科技进步在社会经济中的作用日益增大。随着常识经济的到来,常识管理将遍及社会各个领域,它将使大到一国、小到企业、机构和个人摆脱传统资源或资本的限制,获得新的竞争优势,因而具有强大的生命力和广阔的发展前途。
三、常识管理在律师事务所中的作用
常识管理为律师所实现显性常识和隐性常识共享提供新的途径,利用集体的智慧提高律所的应变能力和创新能力,面对不断变化的环境,常识管理是律所核心优势和竞争力得以提高的关键,是律所得以持续发展的灵魂,常识管理能以以下几种方式提高律所竞争能力和对市场的适应能力:
 1.通过建立常识索引将大量无序常识有序化,为律师提供常识共享的环境,提高其工作效率和创新能力,改善服务质量。为不同律师针对不同项目提供不同的工作环境,随工作环境变化的需要可随时更新;它还能准确地描述每位律师日常的工作结果,以及为得到这些结果而付出的行动;而且这些工作环境直接和绩效评估过程联系。这就非常有利于常识信息的共享、传播和存储。
  2.提供适当的工具和环境辅助律师同相关客户和工作伙伴进行直接或间接交流,从所处网络环境接受常识,形成边干边学、在干中学的终生学习机制。这种机制不仅对律师具有很强的吸引力,而且也决定了律所在发展中获得增值常识的多少。也就是说律师由于学习能力的不同,从相同或类似的法律服务中得到的经验教训也大不一样,对律所的发展也会产生很大的影响。
  3.增加律所常识储备,将律师个人常识和信息提升为律所常识,减少律师个人离职而造成的损失。平时就要提供相应的工具收集、整理与律师个人工作紧密相关的各种有价值的信息源,如法律意见书、办案总结、法律服务模板、论文、著作等。有律所常识库为基础,年轻律师能很快地熟悉律所的工作环境,学习其他老律师的经验。
  4.分析法律服务市场的机会和挑战,获取相关资料,相应调整法律服务战略,引领法律服务市场潮流。在新的经济不平衡状态下,只有那些善于捕捉新的法律服务机会、并转化为新法律产品的律师,才能迅速创造出经济社会效益。法律服务市场发展的不均衡状态既意味着巨大的机会,也意味着巨大的威胁。律所必须及时适应不断变化的经济环境,当有新的法律服务市场出现时,律所必须建立新的法律服务模式。服务能力强的律师事务所往往能敏锐地感知外界环境的变化,并制定适当的调整策略。
  5.挖掘律所现有的常识、增强律所商务智能。信息化的推进让律所积累了大量的常识数据,建立充分利用这些常识数据的意识,从凌乱的数据挖掘有用常识,就意味着律所开始向常识管理迈进。数据挖掘通过数据总结、数据分类、数据聚类和关联规则来发现常识。
  6.通过常识地图将常识和律师个人联系起来,帮助律师获得常识来源,降低常识扭曲。信息和常识在传播过程中很容易受到噪音的干扰而产生变形,随着传播环节的增多,信息和常识甚至会丧失原来的意义。更重要的是很多隐性常识的传播只能是面对面的直接交流,否则根本没法传递。常识地图能有效组织律所内部的常识和专长信息,律师在需要时可非常方便地查找到专家,进行直接交流,从律所团队网络获取常识,高效优质地完成任务。
  7.方便律所的后继者轻松获取前人积累的常识,以此为基础不断创新,从而提高律师的工作效率,实现律所的可持续发展和创新。那些能持续创新的律所把新思想的产生和检验都系统化了。
8、现在多数的律所依旧采用传统管理模式,信息流通的不顺畅制约了律师所工作效率的提高。进行常识管理,一方面可以增强律师之间交流与合作意愿以及团队精神,减少信息搜索的时间,可以快速的、低成本的、高效的决策和问题解决。另一方面通过让律师共享法律服务过程中的经验、教训和最佳实践,可以防止重复劳动,提高效率;还可以减少或杜绝重复性的错误,避免错误成本,从而为客户提供更准确及时的法律服务。
9、常识管理的实施有助于提高律所的适应性。现代的商业社会瞬息万变,不可预知的事件越来越多。对此传统的法律服务方式已经无法满足要求。常识管理技术能够协助律所准确、及时感知外部环境的变化,并按要求对各种资源进行组织,对突发事件做出有效的反应,通过创新法律服务产品、改进法律服务方式,将事后法律救济式的服务逐步转向事中法律风险防范式的服务和事前出谋划策的法律策划式的服务,使律所能够快速适应多变的环境,获得并保持竞争优势。
四、如何进行律所常识管理
随着常识经济时代的到来,律所如何进行常识管理,已成为迫在眉睫的重要问题。近年来国外不少大型律所在常识管理方面进行了大量有益的尝试,取得了一定成效,这对大家国内律所开展常识管理,具有借鉴和引导意义。一般说来,律所常识管理的建立有以下几个方面的工作要做和做好:
1、摸清并掌握本律所的常识家底。常识总是附着在某一载体之上,有的常识存在于律师的头脑中,表现为律师的学历、能力等,有的常识存在于律所的资料库中,如法律文书范本、案例库、客户群等。因此要实施常识管理,首先要对本所常识管理的意识的强弱,常识管理的方法是否具有竞争力等做出综合评价,尔后摸清并掌握本律所拥有的常识数量及状况。在此基础上有针对性地提高常识管理的意识,挖掘常识管理的的潜力,继而有针对性地完善并建立自己的常识管理体系。
2、建立本律所的常识智囊团。把律所中的那些人脉关系广、业务能力强的律师挑选出来并组成律所的智囊团。智囊团的成员不一定全是律所的在职人员,也可以是政府机关、法院系统、大型企业的退休人员,这些人作为律所的决策顾问可为律所的发展决策提供智力援助。组建智囊团后,在疑难案件研讨、高端业务发展、客户的维护等方面充分发挥其作用,为律所的持续发展提供有力的后台支撑,也是律所常识管理的重要组成部分。
3、制定律所的常识培训规划。作为常识管理组成部分的常识培训是律所加强常识管理的重要基础。要根据本律所的常识的薄弱环节,及时从外部引进常识,或进行有计划的有针对性的培训,尤其是对比较成熟的法律服务标准、法律服务产品等要及时引进并消化吸取,以不断提高律师的法律服务水平。国外不少律所在这方面投入了相当多的资金和时间,是值得大家借鉴的。
4、加强律所内的常识交流。为使律所的常识管理的效率及效果越来越好,需要利用多种形式开展律所内的常识交流。如疑难案件研讨会、专题座谈会、各种形式的沙龙等。这就逐步形成了律所的内部常识市场。在这个市场上,律师个人的常识不断流动,包括积聚或分散,并相应产生新的常识,进而推动律所常识的更迅猛发展。
5、建立常识管理平台。要在计算机信息管理系统中建立本所的常识管理平台。管理平台涵盖的内容要最大限度地满足律师业务的需求。特别是对律师法律服务时通常关注的法律法规、律师的业务成果(合同、备忘录、法律意见书)、法律适用难点等要注意搜集,整理成文档后分门别类地存入常识管理系统。对本所的常识管理平台要注意做到分级管理,及时更新。还要特别注意防范风险,防止个别律师恶意下载,对本所的自主常识产权造成侵害。
6、培养独特的律所学问。常识管理作为一种管理模式,若只注重技术建设将会导致律所常识管理的失败。它需要律所学问作为保证,律所学问是律所的灵魂,是推动律所发展的不竭动力,律所学问不仅影响了员工的态度和行为,而且为隐性常识的外化创造环境,使律师个人价值和律所价值得以统一,培育一种常识导向型律所学问是律所常识管理最关键的成功要素。变革律所学问并将律所常识管理融入律所法律服务中去。也就是说,常识管理的根本要旨是建立一种律所学问,使律所真正成为常识型组织。
总之,常识经济时代的到来,正在加速改变律所外部的环境,包括人们的生产方式、生活方式、思维方式,让大家用创新精神拥抱常识管理,强化律所常识管理,将常识管理切实融入到律所管理中,不断提高服务能力和水平、加快做大做强、强化竞争力,从而为服务经济社会又好又快发展做出更大贡献,创造出更大的效益。
 
 
参考文献
1、佚名:《信息经济时代企业常识型员工的管理》,
2、王树巍:《谈企业常识型员工管理》,
3、孔丽华:《浅谈常识型员工的人力资源管理与开发》
4、徐积明:《如何管理企业常识型员工》,
5、徐拥军:《对常识管理认识的几大误区》,
6、商务印书馆:《常识管理——推动企业成长的加油站》,
7、吕立山 史建三:《引领中国律所现代管理的探索》。


[1] http://baike.baidu.com/view/2057.htm?fr=ala0_1_1 百度百科常识管理定义
[2] http://www.chinakm.com/KM_trend/KM_News/kmNews_0031.html 毕马威发布常识管理调研报告

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